feedforward in de praktijk

Na de verschillende inspirerende feedforward praktijkcases en interviews met o.a. RVO, Gasunie, RTL, gemeente Maastricht, Hands On, Royal FloraHolland, Staatsbosbeheer en Wageningen UR nu een interview met Odile van Elderen (Senior beleidsadviseur P&O – Scholengroep Het Plein). We spraken met Odile over het toepassen van feedforward in de praktijk van haar school.

Hoe heb je voor het eerst met feedforward kennisgemaakt?

Odile: Officieel ben ik op 1 januari op school begonnen. Toen ik op de school startte, zag ik de e-mail over de training “Effectieve feedback / aanspreekcultuur” passeren en ik was eigenlijk meteen enthousiast. Het leek me een interessante training die ik ongetwijfeld op school kon toepassen. Een onderdeel van deze training was een persoonlijke feedforward analyse en rapportage. Samen met de rector hebben we daarna bekeken hoe we feedforward precies konden toepassen op binnen de gesprekken cyclus maar ook binnen de cultuur van de scholen binnen Het Plein.

Waarom vond je het nodig om feedforward te gebruiken?

Odile: Iedereen heeft het steeds maar over ‘feedBACK’. Maar wat ik zo interessant vond aan wat Muriel zei, is dat we in de praktijk de focus moeten verleggen naar ‘feedFORWARD’. Die is veel belangrijker. De inhoud en manier van training geven, sprak me ook onmiddellijk aan. Aanspreken met impact, positief beïnvloeden van het resultaat en een open- en actiegerichte dialoog. Dat is waar het volgens mij om moet gaan. Dit in tegenstelling tot andere e-mails rond trainingen die ik zou kunnen volgen. Als je je inschrijft voor een training, weet je het eigenlijk nooit op voorhand. Wordt het interessant genoeg? Zal ik er iets aan hebben? Zal ik er voldoening uit halen? Maar deze training kwam onmiddellijk betrouwbaar over. Ik had er meteen een goed gevoel bij. Er is echt nagedacht over de inhoud. Je leert hoe je het meest uit je dag kan halen.

Op welke vlakken pas je feedforward het meest toe?

Odile: Weet je wat zo leuk is? Feedforward is in de praktijk niet alleen interessant voor jezelf. Maar ook naar anderen toe. Of naar de mensen waarmee je nauw samenwerkt. Toen ik de training had gevolgd, was ik ’s avonds zὸ enthousiast dat ik onmiddellijk een e-mail heb gestuurd naar mijn collega’s. Ik stak er steekwoorden in die ik had onthouden uit de training: growing mindset, caring en daring-kwaliteiten,  leervermogen tonen en dat het gaat om ‘en-en’ in plaats van ‘of-of’. Ik voegde er filmpjes bij. Ik liet de hand-outs lezen, … Gewoon omdat ik wou delen wat ik die dag had geleerd.

Voor jou gaat het dus veel verder dan feedforward toepassen op functioneringsgesprekken?

Odile: Inderdaad. Functioneringsgesprekken zijn eigenlijk heel statisch. Zo’n gesprek vindt één keer per jaar plaats. De persoon in kwestie moet erop wachten. Vervolgens heb je het gesprek en klaar. Maar de directie wilde niet meer op die manier verder werken. In de plaats daarvan wilden we een cyclus creëren die blijft doorlopen.

Hoe bedoel je precies?

Odile: Stel. Je zit in een bepaalde situatie en je voelt je er niet goed bij. Je wil een gesprek aangaan met de betrokken persoon en samen zoeken naar een gepaste oplossing voor beide partijen. Dan is het niet goed dat je dat pas in juni, tijdens zo’n functioneringsgesprek kan aankaarten. Dat is iets wat je meteen hoort te doen. Dat is ook wat Muriel zei: “Je moet de koe bij de horens vatten” en hiervoor geeft ze je concrete handvatten. Zo weet je precies hoe je dat moet aanpakken.

Welke zaken zijn jou het meest bijgebleven bij de analyse? Welke punten zijn blijven hangen?

Odile: Één ding dat mij zeker is bijgebleven, is dat er vaak wordt gezegd dat vertrouwen een belangrijke basis is bij feedback. Maar Muriel leerde mij dat vertrouwen niet ontstaat op groepsniveau of organisatieniveau, maar op individueel niveau. Het is een actief werkwoord, je kunt er aan bouwen. Vertrouwen moet groeien. Dan pas gebeurt er wat. Op een gegeven moment zie je het ook gebeuren. Dat is het mooie eraan.

Wat zijn volgens jou de grootste voordelen van feedforward in de praktijk?

Odile: Feedback draait grotendeels om het kijken naar wat er fout is gegaan. Wat je nog beter kan doen. Bij feedforward daarentegen gaat het om iemand aanspreken op wat hij / zij al goed doet en wat er beter kan. De focus ligt op de kwaliteiten die iemand al bezit en hoe die kunnen worden ingezet om nog effectiever te worden. Hoe kunnen we die situatie in de toekomst aanpakken en verbeteren? Hoe kunnen we samen tot een oplossing komen? En welke kwaliteiten bezit je om dat tot een succes te maken. Je kan wel 300 negatieve dingen opsommen rond één persoon. Maar wat doe je ermee? Feedforward betekent in de praktijk niet dat je niet mag terugkijken. Dat mag wel. Alleen besef je dat je op een gegeven moment vooruit moet met de kwaliteiten die je bezit. En dat het geen zin heeft om oude koeien uit de sloot te halen of je te richten op wat je niet kan. Dat slorpt alleen maar energie op.

Kan je een concreet voorbeeld uit de praktijk geven, waarin je feedforward bewust hebt toegepast?

Odile: Er was een situatie waarbij een collega vond dat ik niet zo correct had gehandeld. In plaats van hiermee tot bij mij te komen, stapte ze meteen naar de directie. Dat vond ik een gemiste kans. Ik had veel liever dat ze rechtstreeks naar mij was gekomen. Zo kon ze me vertellen wat haar stoorde en waarom en konden we samen uitzoeken hoe we dat gingen oplossen. Feedforward in plaats van feedback dus.

Hoe zou je zelf feedforward omschrijven?

Odile: Als één brok positieve energie. Je kijkt naar een situatie waarin iets niet vlot lijkt te lopen. Samen met de ander of met je team kijk je vervolgens naar de toekomst, de kwaliteiten die je individueel en als team bezit en samen kom je eruit.

Wil je meer informatie over het toepassen van feedforward binnen jouw team of organisatie? Neem dan contact op met Marco Schreurs: schreurs@dir.nl / T. 035 – 603 79 79. Kijk op onze themapagina rond Constructieve feedback: feedforward voor een positieve aanspreekcultuur voor meer programma’s, cases en artikelen.