Gemeente Maastricht: feedforward analyse is het ideale tool bij de ontwikkeling van een nieuw team

Als Algemeen Directeur Sociaal bij Gemeente Maastricht is Roel Kramer vertrouwd met de ontwikkeling van een nieuwe team en begeleiding van verschillende groepen. “Ik heb altijd gebruikgemaakt van verschillende trainingen die te maken hadden met feedback of 360° tools als manieren om met elkaar in gesprek te komen. Zowel in mijn leidinggevende als adviserende rol. Zo ken ik de High Performance-aanpak maar al te goed. Toch is de feedforward analyse™ enigszins anders: in die zin dat er gefocust wordt op verschillende manieren om de sterktes meer naar voren te brengen. Bij feedforward gaat het niet zozeer om feedback of om verschillende types en karakters van personen, maar eerder om ieders persoonlijke kwaliteiten”.

Ideale tool bij de ontwikkeling van een nieuw team

“De gemeentelijke overheid van vandaag is niet meer dezelfde als die van pakweg 10 jaar geleden. We hebben een andere rol in de samenleving. Daarbij komt dat ons team uit veel nieuwe mensen bestaat. Zelf ben ik ook pas 2 jaar hier aan de slag. Binnen ons team zijn maar 3 mensen die binnen de gemeente Maastricht meer dan 3 jaar ervaring hebben. De anderen zijn er pas later bijgekomen, hoewel ze zelf ook genoeg kennis en ervaring hebben uiteraard. Maar het feit dat het zo’n nieuw team is in combinatie met een nieuwe werkwijze en een veranderende omgeving vroeg uiteraard wel om een andere aanpak. Daarom hebben we bewust voor feedforward gekozen. We hadden nood aan vertrouwen en een stevige basis om op verder te bouwen”.

Vizier scherper stellen met feedforward

“Door tijdgebrek komen we, jammer genoeg, niet altijd toe om écht met elkaar te praten. Zeker als het gaat over organisatieontwikkeling. Hoe zie ik het? Wat is jouw visie? En hoe pakken we dat samen verder aan? Dat gebeurt niet of nauwelijks. Daarom wilden we een externe partner inschakelen als middel om elkaar beter te leren kennen, elkaar te vinden en te versterken. We zochten een manier om als 1 team aan dezelfde kar te kunnen trekken. Die externe partner vonden we uiteindelijk in Muriel Schrikkema van Direction. Zij is er uitstekend toe in staat om gesprekken op gang te houden en vanuit feedforward concreet terug te koppelen, advies te geven en een spiegel voor te houden. Enerzijds geeft ze voldoende informatie en analyses. Anderzijds plaatst ze het beeld in een breder perspectief van wat ze elders al heeft gezien. Die aanpak heeft prima geholpen om ons vizier scherper te stellen. Muriel heeft dat niet alleen gedaan voor ons Sociaal managementteam, maar ook voor Beleid en Ontwikkeling”.

Sneller knopen doorhakken

“Toen we de sessie met Muriel hadden gehad, zijn we erna nog een tijdje blijven napraten. Toen werd algauw duidelijk dat we heel goed zijn om met elkaar in discussie te gaan op inhoudelijk vlak, maar dat de uiteindelijke conclusie of oplossing vaak op zich laat wachten. Zo bleek het voor mij bijvoorbeeld een leerpunt dat ik vaker en duidelijker knopen mag en zelfs moet doorhakken. Ik heb de neiging om de bal in het kamp van andere mensen te laten. Nu besef ik dat ik dat beslist zelf kan doen. Eigenlijk ben ik niet hiërarchisch ingesteld. Ik ben zelfs wars van structuren of bevelen. In plaats daarvan wil ik liever het achterste van de tong van anderen zien. Ik wil de geest uit de fles laten komen. Maar soms duurt dat te lang. Nu besef ik dat ik eerder moet concluderen. Anders leidt dat alleen maar tot ellenlange discussies en inefficiëntie. Als ik merk dat een overleg weer te lang zou aanslepen, vraag ik nu zelf spontaan of ik de hamer moet laten neerkomen (lacht). En dat werkt! En sla ik de plank mis of heb ik een bepaald proces verkeerd aangepakt? Dan is dat maar zo. Daar heb ik geen enkel probleem mee. Beter zo dan dat de discussie nodeloos blijft doorgaan”.

Met behulp van feedforward kan je je team versterken en vooruitgaan. Het is een middel om een beeld te krijgen van jezelf en je team. Dat beeld kan je benutten voor je persoonlijke ontwikkeling en die van je team.

Valkuilen

“Ik vind dat teamontwikkeling moet leiden tot een betere manier van werken en resultaten moet opleveren. Tijdens de sessies van feedforward merkte ik dat er een aantal valkuilen zijn. Die werden heel openhartig besproken. We hebben met elkaar heel duidelijk aan bod laten komen dat we de volledige potentie van ons team niet ten volle benutten. Vervolgens zijn we gaan zoeken hoe we dat precies kunnen oplossen, zonder dat mensen te lang met elkaar in discussie gaan of kregelig worden”.

Het belang van open vragen

“We hebben het vaak over de inhoud, maar minder over de relatie tot mensen. Domweg omdat we elkaar te weinig open vragen stellen. Ik merk dat sommige mensen niet gewend zijn om open vragen te krijgen. De gemeente was van oudsher een vrij hiërarchisch ingestelde organisatie. Daar werd eerder gevraagd: ‘Ben je het met mij eens dat …’ maar zo krijg je geen beeld van wat mensen echt vinden. Op die manier verzand je in wat je al had, terwijl je als organisatie moet kunnen omschakelen en groeien”.

Duidelijke afspraken

“Sinds feedforward weten we nu dat we alles strakker kunnen uitlijnen. Dat we meer to the point moeten komen. Zo ontstaan er minder discussies en worden besluiten sneller én efficiënter genomen. We slagen er ook steeds beter in om onze strategische agenda’s te organiseren of processen beter te bewaren. Als er een afspraak is gemaakt, ga ik er vaak van uit dat het allemaal wel goedkomt. Maar af en toe eens polsen naar het verloop van het proces? Dat doe ik minder. Toch zijn er mensen die dat prima in mijn plaats kunnen doen. Zo kwam ik tot het besef dat binnen ons sociaal managementteam onze directiesecretaresse en notulist, prima geschikt is om processen te bewaken. Zij weet exact wat er is besproken en zal op tijd terugkoppelen of informeren naar de stand van zaken”.

Wordt vervolgd …

“feedforward focust op de ‘plussen’, de kwaliteiten. De angel wordt er als het ware uitgehaald. Daarnaast wordt er gekeken hoe problemen concreet kunnen worden opgelost. Het is een waardevol instrument om gesprekken aan te gaan. Als je een gesprek zou beginnen met datgene wat er misgaat, dan krijg je een heel andere dialoog. Met behulp van feedforward kan je de ontwikkeling van een nieuw team versterken en vooruitgaan. Het is een middel om een beeld te krijgen van jezelf en je team. Dat beeld kan je benutten voor je persoonlijke ontwikkeling en die van je team. Het is belangrijk om af en toe los te komen van de realiteit en te kijken waar je staat. En waar je nog naartoe wilt. Hiervoor heb je prikkels nodig. En feedforward kan absoluut zo’n prikkel zijn.

Wil je meer informatie over het toepassen van feedforward tijdens beoordelingsgesprekken, persoonlijke -en teamontwikkeling? Neem dan contact op met Marco Schreurs: schreurs@dir.nl / T. 035 – 603 79 79.