Een open en positieve aanspreekcultuur binnen ons team stimuleren

Binnen Hecht is een open en positieve aanspreekcultuur, net als binnen elke andere organisatie, essentieel. Daniëlle Bimmel, medeverantwoordelijk voor teamontwikkeling, legt uit hoe de groei en diversiteit van hun communicatieteam communicatie-uitdagingen met zich meebrachten. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek toonde de behoefte aan verbetering in feedback en aanspreekcultuur. De gekozen training, gericht op feedforward communicatie, hielp barrières te doorbreken en constructieve feedback te geven. Tijdens een terugkomdag werden de vaardigheden verder aangescherpt, wat leidde tot een inclusieve en open dialoog waarin alle meningen en inzichten worden gewaardeerd. Dit verbeterde de interne communicatie en samenwerking binnen het team.

Een open en positieve aanspreekcultuur binnen ons team stimuleren

Het succes van Hecht’s aanpak waar open communicatie en respectvolle feedback de norm zijn

Bij Hecht, een organisatie die zich richt op de gezondheid en veiligheid van inwoners in Hollands Midden, is effectieve communicatie essentieel. Daniëlle Bimmel, medeverantwoordelijk voor teamontwikkeling binnen de afdeling communicatie, deelt het verhaal over hoe zij de aanspreekcultuur en het geven van feedforward binnen het team communicatie hebben gestimuleerd.

“We zijn een organisatie waaronder de GGD  het Zorg- en Veiligheidshuis en de ambulancedienst, allemaal onder één dak, verbonden zijn met het gezamenlijke doel om de regio gezonder en veiliger te maken,” vertelt Daniëlle. “Wat ons bindt, is onze inzet voor de inwoners van Hollands Midden. Ons communicatieteam speelt een cruciale rol in het overbrengen van deze missie naar het publiek. We zorgen ervoor dat onze boodschap duidelijk en toegankelijk is.”

Daniëlle vervolgt: “Ons team, bestaande uit twaalf collega’s, is dynamisch en divers. We zijn gegroeid van een klein team naar een grotere groep met een diversiteit aan collega’s. Deze diversiteit biedt veel kansen, maar brengt ook uitdagingen met zich mee, vooral in hoe we elkaar aanspreken en feedback geven. Het verbeteren van onze aanspreekcultuur en het openlijk kunnen uitwisselen van feedback is niet alleen essentieel voor onze interne communicatie, maar ook voor het bereiken van onze gemeenschappelijke doelen.”

Aanleiding voor de training

De noodzaak voor verandering binnen Team Communicatie kwam duidelijk naar voren na een medewerkerstevredenheidsonderzoek. “We ontdekten dat er verbetering nodig was rond elkaar aanspreken en feedback geven.,” vertelt Daniëlle. “Onze manager ging individuele gesprekken aan, wat ons veel inzicht gaf in de communicatiebarrières binnen het team.”

De resultaten van het onderzoek en de gesprekken maakten duidelijk dat er een behoefte was aan een open en positieve aanspreekcultuur. “Ons team bestaat uit zeer diverse mensen. Sommigen zijn van nature mondig, terwijl anderen meer op de achtergrond blijven. Die dynamiek zorgde soms voor communicatieproblemen, vooral tijdens vergaderingen waar niet iedereen zich vrij voelde om zich uit te spreken of twijfels te delen.”

Deze noodzaak tot verandering leidde uiteindelijk tot de beslissing om een specifieke training te organiseren die gericht was op het verbeteren van de aanspreekcultuur, waarbij het belangrijk was dat iedereen zich betrokken en veilig voelde om hun mening te uiten.

Het keerpunt: een training voor een open en positieve aanspreekcultuur

Na deze inzichten was het tijd voor actie. De zoektocht naar een geschikte training die zou voldoen aan de behoeften van het team, leidde tot de keuze voor een programma gericht op het verbeteren van de aanspreekcultuur en het geven van constructieve feedback, ofwel feedforward.

“We wilden een training die niet alleen inzicht gaf, maar ons ook actief liet oefenen met elkaar aanspreken en feedforward geven,” legt Daniëlle uit. “We kwamen bij Muriel Schrikkema terecht via een collega die al ervaring met haar had en zeer enthousiast was. De aanpak van Muriel sprak ons aan omdat deze wetenschappelijk onderbouwd is en tegelijkertijd heel praktisch.”

De training startte met een theoretische uiteenzetting in de ochtend, waarbij de deelnemers aan de hand van onderzoek en filmpjes werden meegenomen in de principes van feedforward communicatie. Daniëlle verduidelijkte het concept: “Het idee was om eerst te focussen op wat iemand goed doet, om daarna, in lijn met onze gezamenlijke doelen, gerichte ontwikkelpunten aan te kaarten. Dit verzekert dat de feedback relevant en doelgericht is, en meer voelt als een uitnodiging tot groei dan als kritiek. Door elkaar constructief aan te spreken, schiet niemand in het defensief en leert iedereen nog constructiever bij te dragen aan de gemeenschappelijke doelen.” Na deze introductie volgden het oefeningen in de praktijk waarbij de teamleden in kleinere groepjes aan de slag gingen, toepassend wat ze hadden geleerd over het benadrukken van kwaliteiten en het constructief formuleren van verbeterpunten bij elkaar.

Aanvankelijk waren niet alle teamleden direct overtuigd van de nieuwe aanpak. “In het begin waren sommige collega’s sceptisch. Ze vroegen zich af of deze methode wel zou werken en of het echt zou bijdragen aan een betere communicatie binnen ons team,” herinnert Daniëlle zich. De doorbraak kwam echter toen collega’s daadwerkelijk met de trainingsactrice begonnen te oefenen. “Er zijn mensen die echt uit hun comfortzone zijn gekomen om mee te doen aan de training met de trainingsactrice,” voegde ze toe, wat illustreert hoe de training hielp om barrières te doorbreken.

Tijdens de terugkomdag, die zes weken na de initiële training plaatsvond, konden de teamleden de nieuw aangeleerde vaardigheden verder aanscherpen. “Het was heel fijn om na een paar weken de tijd te hebben gehad om te oefenen en om tijdens de terugkomdag op te frissen waar sommige dingen vandaan kwamen,” vertelde Daniëlle. Deze sessie bood het team de gelegenheid om ervaringen te delen, uitdagingen te bespreken en te reflecteren op hoe de nieuwe vaardigheden toegepast werden in dagelijkse situaties.

Concreet voorbeeld: “Visjes hengelen”

Een concreet voorbeeld dat Daniëlle deelde, was hoe de teamleden het concept van “visjes hengelen” uit de training begonnen toe te passen tijdens de vergaderingen. Dit proces houdt in dat teamleden actief zoeken naar non-verbaal gedrag of subtiele aanwijzingen die kunnen suggereren dat iemand meer te zeggen heeft dan wat er op tafel komt. “Als we merken dat iemand non-verbaal reageert, bijvoorbeeld door een frons of door aarzeling, nodigen we die persoon uit om zijn of haar gedachten te delen. Dit doen we door open vragen te stellen zoals ‘Het lijkt alsof je iets op je hart hebt, wil je erover praten?'”, licht Daniëlle toe. Dit initiatief om ‘visjes te hengelen’ helpt het team om een meer inclusieve en open dialoog te bevorderen, waarbij alle meningen en inzichten worden gehoord en gewaardeerd. Dit bevordert niet alleen de communicatie tijdens vergaderingen maar versterkt ook de onderlinge verbinding en het begrip binnen het team.

De training en terugkomdag hebben niet alleen de communicatie binnen het team verbeterd, maar ook het vertrouwen en de samenwerking versterkt. Daniëlle benadrukte de waarde van deze nieuwe aanpak in hun dagelijkse interacties: “Het heeft ons de tools gegeven om op een positieve manier met elkaar te communiceren, wat onze samenwerking ten goede komt.” Dit reflecteert de essentie van het bouwen aan een duurzame, effectieve en positieve aanspreekcultuur binnen een team.

Toekomstperspectieven en blijvende verandering

Na de succesvolle start van een feedforward aanspreekcultuur binnen Team Communicatie, kijkt Daniëlle met optimisme naar de toekomst. De training en de terugkomdag hebben een positieve impact gehad, niet alleen binnen het team maar ook daarbuiten.

De aanvankelijke scepsis van de manager, die eerst dacht “oh, weer een feedback training,” veranderde in enthousiasme nadat hij met ons de training deed en de positieve resultaten en de concrete verbeteringen in de teamdynamiek zag. Dit illustreert dat de training effectief was en erkend werd binnen het team, wat bijdroeg aan een blijvende verandering in de manier van communiceren.

Het is echter duidelijk dat het volledig integreren van deze nieuwe vaardigheden in het DNA van het team meer vraagt dan een enkele training. “We hebben besproken om misschien over een half jaar weer een soort opfriscursus te doen, ook voor nieuwe medewerkers en voor medewerkers waarvan het alweer wat afgezwakt is,” legt Daniëlle uit. De behoefte aan continue ontwikkeling en herhaling benadrukt de inzet van Team Communicatie binnen Hecht om een duurzame verandering in de aanspreekcultuur te realiseren.

Deze toewijding aan het blijven leren en verbeteren, en het regelmatig herhalen van de trainingen, zorgt ervoor dat de positieve veranderingen niet alleen worden behouden, maar ook worden versterkt, zodat ze diepgeworteld raken in de manier waarop elke dag wordt samengewerkt. Dit commitment aan continue verbetering zal het team helpen om als een high-performance team te functioneren, waar open communicatie en respectvolle feedback de norm zijn.

Wil  je met je collega’s ook bouwen aan een open en positieve aanspreekcultuur? Onze maatwerktrainingen kunnen je daarbij helpen. Neem dan contact op met Marco Schreurs of Muriel Schrikkema (T. 035-6037979) voor de mogelijkheden.