Constructieve feedback geven op ongewenst gedrag: 7 tips!
Constructieve feedback is essentieel in elke organisatie die streeft naar groei en ontwikkeling. Het gaat niet alleen om het corrigeren van ongewenst gedrag, maar vooral om het stimuleren van verbetering en het bereiken van gezamenlijke doelen. Toch kan het geven van feedback een uitdaging zijn, vooral als het niet op de juiste manier wordt aangepakt.
In dit artikel onderzoeken we waarom constructieve feedback zo belangrijk is, wat de rol van de leidinggevende hierin is, en delen we 7 praktische tips om effectieve, constructieve feedback te geven die leidt tot positieve verandering.
Waarom constructieve feedback werkt
Het brein leert meer van positieve en constructieve feedback dan van kritiek. Onderzoek toont aan dat kritische feedback hetzelfde effect op de hersenen heeft als fysieke pijn. Het activeert het limbisch systeem, waardoor stresshormonen zoals cortisol vrijkomen. Dit leidt tot:
- Verminderde alertheid en activiteit: Cortisol maakt mensen minder efficiënt en vermindert hun vermogen om te concentreren.
- Vernauwing van het brein: Het wordt moeilijker om nieuwe informatie op te nemen en te leren.
- Defensief gedrag: Mensen worden minder bereid om vertrouwen op te bouwen en van feedback te leren.
Positieve feedback daarentegen stimuleert de aanmaak van hormonen zoals oxytocine en dopamine, die bijdragen aan betere prestaties en motivatie. Zoals George Kohlrieser verwoordt: “De centrale gedachte is dat mensen een veilige basis nodig hebben om de defensieve natuur van ons brein uit te schakelen. Zodat we ons niet laten leiden door angsten en bedreigingen, maar ons laten inspireren door kansen en mogelijkheden.”
Door te focussen op constructieve feedback creëer je een omgeving waarin medewerkers zich veilig voelen om te leren en te groeien.
De rol van de leidinggevende
Als leider heb je een cruciale rol in het faciliteren van een cultuur waarin constructieve feedback de norm is. Het is belangrijk om te begrijpen hoe je eigen gedrag en benadering invloed hebben op je team.
Focus op kwaliteiten en talenten
Volgens onderzoeker Tom Rath kennen goede leiders hun eigen kwaliteiten en investeren ze in die van anderen. Door te focussen op de sterke punten van je teamleden en hen te helpen groeien, bouw je aan een sterker en competenter team.
Voordelen:
- Betrokkenheid: Medewerkers voelen zich meer betrokken bij de organisatie en hun taken.
- Vertrouwen: Leidinggevenden die authentiek zijn, bouwen sneller vertrouwen op.
Zelfkennis en zelfreflectie
Of je mensen goed kunt aansturen, is ook een kwestie van zelfkennis. Begrijp hoe je eigen brein reageert op feedback en hoe dit je communicatie beïnvloedt. Door zelf open te staan voor feedback, geef je het goede voorbeeld en moedig je anderen aan hetzelfde te doen.
Tip: Reflecteer op je eigen reacties en sta open voor het ontvangen van feedback van anderen.
“A culture of feedback is managing by thermostat. I am often missing a culture of feedforward, where we look at how we are moving towards building a shared future. OK, we also need to feedback about the present, which is always about yesterday. OK. But I want to know how we are building, constructing, creating and messing around with possibilities.”
— Dr. Leandro Herrero
Praktische toepassing bij geven van constructieve feedback
Het implementeren van een cultuur van constructieve feedback vraagt om bewuste inspanning en consistentie. Hier zijn enkele manieren om dit te bereiken:
- Regelmatige feedbackmomenten: Plan frequente momenten in voor open communicatie en feedback.
- Complimenten geven: Maak het een gewoonte om positieve feedback te geven en successen te vieren. Veel medewerkers horen alleen iets wanneer er iets misgaat.
- Feedbacktraining: Overweeg trainingen in feedforward en feedback voor je team om de vaardigheden te verbeteren.
- Voorbeeldgedrag tonen: Wees zelf open voor het ontvangen van feedback en toon hoe je hier constructief mee omgaat.
Met deze inzichten op zak, ben je klaar om effectief constructieve feedback te geven. Hieronder volgen 7 praktische tips die je direct kunt toepassen.
7 Tips voor het geven van constructieve feedback
1. Focus op feedforward in plaats van feedback
Waar feedback vaak de focus legt op wat er misging, kijkt feedforward vooruit naar wat al goed gaat en hoe die kwaliteiten verder kunnen bijdragen aan toekomstig succes. Door deze positieve insteek te koppelen aan een ontwikkelingsgerichte vraag, stimuleer je groei en motivatie.
Voorbeeld: In plaats van “Je hebt de deadline gemist,” zeg je: “Ik waardeer je gedrevenheid om kwaliteit te leveren. Én hoe kunnen we diezelfde gedrevenheid inzetten om de volgende deadline wél te halen?” Hiermee richt je het gesprek op oplossingen en toekomstige verbetering.
2. Begin met positieve observaties
Start het gesprek door de sterke punten en positieve bijdragen van de ander te benoemen. Dit zorgt ervoor dat de persoon zich gewaardeerd voelt en opent de deur voor een constructief gesprek. Het brein blijft hierdoor openstaan voor verdere feedback.
Voorbeeld: “Ik waardeer je inzet en creativiteit in dit project. Ik denk dat we nog meer kunnen bereiken als we…”
3. Wees specifiek en duidelijk
Algemene opmerkingen helpen niet bij het verbeteren van gedrag. Geef specifieke voorbeelden van het ongewenste gedrag en leg uit waarom dit een probleem is. Dit maakt het gemakkelijker voor de ander om te begrijpen wat er moet veranderen.
Voorbeeld: “Tijdens de vergadering van gisteren merkte ik dat je collega’s onderbrak terwijl ze aan het presenteren waren. Dit kan ervoor zorgen dat ideeën niet volledig worden gedeeld.”
4. Vermijd bedreigende taal en houd rekening met emoties
Feedback kan gevoelens van bedreiging oproepen met betrekking tot status, zekerheid, relatie, autonomie en rechtvaardigheid (denk aan het SCARF-model). Wees je bewust van deze emoties en formuleer je feedback op een manier die defensieve reacties minimaliseert.
Tips:
- Vermijd beschuldigende woorden zoals “altijd” of “nooit”.
- Gebruik “Ik”-boodschappen in plaats van “Jij”-boodschappen om confrontatie te verminderen.
- Toon empathie en begrip voor de situatie van de ander.
5. Richt je op gedrag, niet op de persoon bij het geven van constructieve feedback
Maak een duidelijk onderscheid tussen het gedrag dat je wilt veranderen en de persoon zelf. Bekritiseer het gedrag, niet de persoon. Dit voorkomt dat de ander zich aangevallen voelt en maakt het gemakkelijker om de feedback te accepteren.
Voorbeeld: In plaats van “Je bent onprofessioneel,” zeg je “Het niet tijdig beantwoorden van e-mails kan overkomen als onprofessioneel.”
6. Stimuleer zelfreflectie en bied ondersteuning
Moedig de ander aan om na te denken over hun eigen gedrag en zelf met oplossingen te komen. Stel open vragen en luister actief naar hun antwoorden.
Voorbeeldvragen:
- “Hoe denk je dat we deze situatie kunnen verbeteren?”
- “Wat heb je nodig om dit anders aan te pakken?”
Bied je ondersteuning aan en geef aan dat je bereid bent te helpen bij hun ontwikkeling.
7. Creëer een veilige omgeving
Als leidinggevende is het jouw verantwoordelijkheid om een cultuur te bevorderen waarin feedback geven en ontvangen normaal is. Zorg voor psychologische en sociale veiligheid zodat teamleden zich vrij voelen om open en eerlijk te communiceren zonder angst voor negatieve consequenties.
Tips:
- Moedig open communicatie aan.
- Erken en waardeer feedback van teamleden.
- Wees zelf ook open voor het ontvangen van feedback.
Conclusie
Constructieve feedback geven op ongewenst gedrag is een vaardigheid die bijdraagt aan persoonlijke groei en het bereiken van organisatiedoelen. Door te focussen op feedforward, positieve benaderingen en het creëren van een veilige aanspreekcultuur, zorg je ervoor dat feedback leidt tot echte ontwikkeling. Als leidinggevende speel je een sleutelrol in het faciliteren van deze cultuur.
Wil je meer weten over ons aanbod? Neem dan contact op met Marco Schreurs voor het maken van een afspraak.