Constructief communiceren – feedforward communiceren

Iedereen kent ze wel: die gesprekken die je liever uit de weg gaat. Omdat ze ongemakkelijk voelen, omdat je bang bent om iemand te kwetsen, of simpelweg omdat je niet weet hoe je het gesprek goed kunt voeren. Toch zijn juist deze gesprekken cruciaal. Zonder constructief communiceren ontstaan misverstanden, blijft ontwikkeling achter, en lopen samenwerkingen vast.

Veel leidinggevenden vragen zich af: hoe geef je opbouwende kritiek zonder te demotiveren? Hoe bespreek je functioneren, samenwerking en ontwikkeling op een manier die écht iets oplevert? Hier komt feedforward communiceren in beeld. Deze benadering gaat verder dan het bespreken van wat goed ging of beter kan. Het draait om samen bouwen aan gemeenschappelijke doelen, met aandacht voor wat werkt én wat verbeterd kan worden. Het gaat niet alleen om woorden, maar om het versterken van onderlinge relaties en de samenwerking binnen teams.

In dit artikel nemen we je mee in wat constructief communiceren precies inhoudt, hoe feedforward communiceren daarbij aansluit, en hoe wij organisaties helpen om deze vaardigheden in de praktijk te brengen.

Wat is constructief communiceren?

Constructieve communicatie betekent op een respectvolle en doelgerichte manier in gesprek gaan, waarbij helderheid, wederzijds begrip en samenwerking centraal staan. Het draait om het erkennen van ieders perspectief en het gezamenlijk zoeken naar oplossingen die bijdragen aan de gestelde doelen. Bij constructieve communicatie gaat het niet alleen om wat er gezegd wordt, maar ook om hoe er geluisterd wordt, hoe vragen worden gesteld en hoe betrokkenheid wordt getoond.

Een unieke eigenschap van constructief communiceren is dat het niet gericht is op winnen of overtuigen, maar op verbinden, het versterken van de relatie en het bouwen aan vertrouwen. Deze aanpak maakt het mogelijk om ook moeilijke onderwerpen te bespreken zonder dat dit leidt tot spanning, polarisering of frustratie.

Voorbeelden van constructieve communicatie in organisaties:

• Een leidinggevende die een medewerker aanspreekt op verbeterpunten met concrete voorbeelden, zonder oordeel, en met een gezamenlijke blik op verbetering.
• Een teamlid dat zijn mening geeft op een manier die uitnodigt tot samenwerking, zonder dat anderen zich defensief voelen.
• Een collega die een conflict niet uit de weg gaat, maar de dialoog aangaat om de kern van het probleem te begrijpen en op te lossen.

Constructief communiceren is essentieel om samenwerkingsproblemen op te lossen, innovatie te stimuleren en teamdoelen te bereiken. Het is een vaardigheid die vraagt om zelfreflectie, empathie en het lef om moeilijke gesprekken niet uit de weg te gaan.

Hoe verhouden constructief communiceren en feedforward communiceren zich tot elkaar?

Feedforward communiceren als aanpak binnen constructieve communicatie

Feedforward communiceren is een specifieke invulling van constructieve communicatie. Het richt zich op het samen bouwen aan gemeenschappelijke doelen door zowel aandacht te geven aan wat goed gaat als aan wat beter kan. Het unieke van feedforward is dat het niet blijft hangen in wat er fout ging, maar een positieve, gezamenlijke blik werpt op ontwikkeling en samenwerking.

Onze klanten vragen ons vaak hoe zij gesprekken over functioneren en ontwikkeling constructiever kunnen maken. Bijvoorbeeld, een organisatie wilde leidinggevenden beter ondersteunen bij het voeren van gesprekken tijdens beoordelings- en ontwikkelgesprekken. Wij hebben hen begeleid in het toepassen van feedforward communicatie, zodat zij deze gesprekken konden voeren met een focus op samenwerking en het versterken van prestaties. De aanpak maakte duidelijk hoe leidinggevenden constructieve gesprekken kunnen gebruiken om groei te stimuleren en tegelijkertijd de onderlinge relaties te versterken.

Feedforward volgens onze visie

Feedforward betekent dat je als team niet alleen kijkt naar individuele prestaties, maar naar hoe iedereen bijdraagt aan de gemeenschappelijke doelen. Dit vraagt om een andere mindset: niet alleen aandacht voor wat iemand goed doet, maar ook constructief bespreekbaar maken wat beter kan, zonder oordeel. Het doel is om gesprekken zo vorm te geven dat ze bijdragen aan een cultuur van leren en samenwerken.

Feedforward gesprekken verlopen vaak aan de hand van drie stappen:

1. Erkennen wat goed gaat: Dit legt een basis van vertrouwen en waardering.
2. Onderzoeken wat beter kan: Met concrete voorbeelden en vragen die uitnodigen tot reflectie.
3. Afspraken maken: Over hoe iedereen gezamenlijk kan bijdragen aan de doelen van het team.

In de praktijk merken we dat deze aanpak niet alleen effectiever is, maar ook minder spanning oplevert bij leidinggevenden en medewerkers.

Aansluiting bij ons onderzoek naar de succesfactoren van High Performance Organisaties

Het wetenschappelijk onderzoek van ons HPO Center naar de succesfactoren van High Performance Organisaties (HPO’s) laat zien dat feedforward communicatie een belangrijk kenmerk is van succesvolle teams. Teams die effectief communiceren, benutten feedforward om:

• Elkaar constructief aan te spreken op functioneren en samenwerking.
• Open en eerlijk te blijven, ook bij lastige gesprekken.
• Conflicten te gebruiken als kans om sterker te worden.

Bij een van onze trajecten leerden leidinggevenden hoe zij feedforward konden toepassen om gesprekken over functioneren effectiever te maken. Ze leerden bijvoorbeeld hoe zij door open vragen en actieve luistervaardigheden te gebruiken, meer wederzijds begrip konden creëren. Dit leidde niet alleen tot betere samenwerking, maar ook tot meer vertrouwen binnen het team.

“Soms botst het ook wel eens, en dat is prima, want het wordt daarna meteen opgepakt en uitgesproken. Er is een bewustwording gekomen dat het niet altijd heel moeilijk en ingewikkeld hoeft te zijn om iemand aan te spreken, en dat je dat op een goede en positieve manier kunt doen.”
Jacqueline van Dormolen – GHOR Hollands Midden

Waarom feedforward vraagt om een cultuur van vertrouwen

Vertrouwen is essentieel voor zowel constructieve communicatie als feedforward. Zonder vertrouwen blijven gesprekken oppervlakkig, worden conflicten vermeden en voelen medewerkers zich niet vrij om eerlijk te zijn. Feedforward werkt alleen wanneer er een veilige basis is waarin mensen het gesprek durven aangaan, zelfs over lastige onderwerpen.

Het creëren van deze cultuur vraagt om meer dan alleen training. Tijdens onze workshops werken we samen met deelnemers aan het versterken van hun vaardigheden én hun mindset. We bespreken niet alleen wat al goed gaat, maar ook waar verbeterpunten liggen en hoe deze in praktijk gebracht kunnen worden. Feedforward communicatie is namelijk geen eenmalige oplossing, maar een doorlopende ontwikkeling binnen teams en organisaties.

Constructief omgaan met conflicten – samen naar oplossingen werken

Conflicten binnen organisaties zijn onvermijdelijk. Denk aan een team dat vastloopt in een discussie over een strategie, een projectgroep die het niet eens wordt over prioriteiten, of collega’s die botsen over de beste manier om een taak uit te voeren. Vaak worden conflicten als ongemakkelijk ervaren, en in sommige gevallen worden ze zelfs vermeden. Maar conflicten bieden juist een kans om betere beslissingen te nemen, samenwerking te versterken en tot gedragen oplossingen te komen.

Bij zowel constructieve communicatie als feedforward communicatie gaat het erom dat conflicten niet worden genegeerd of snel worden afgehandeld, maar dat ze zorgvuldig worden aangepakt. Dit betekent niet dat je altijd tot een compromis moet komen, maar wel dat iedereen zich gehoord voelt en de uiteindelijke beslissing begrijpt.

Van conflict naar draagvlak: een praktijkvoorbeeld

Wellicht een bekend voorbeeld uit de Deep Democracy methodiek. Het scenario: een team op een bedrijfsuitje heeft afgesproken om exact om 18:00 uur bij de barbecue te zijn. Halverwege de wandeling ontstaat er een conflict: de ene helft van het team wil rechtsaf, omdat daar schaduw is; de andere helft wil linksaf, omdat dat de snelste route is.

In plaats van direct te stemmen of één kant door te drukken, stel je open vragen:

• Waarom wil je naar rechts?
• Wat maakt dat je voor links kiest?

Door door te vragen en goed te luisteren, kwam het team erachter dat het conflict eigenlijk ging over twee verschillende behoeften: comfort (schaduw) versus snelheid. Vervolgens bracht de gespreksleider de groep terug naar het gezamenlijke doel: om 18:00 uur bij de barbecue zijn.

Op basis van deze gedeelde missie besloot het team linksaf te gaan, omdat de tijdsdruk dat noodzakelijk maakte. Tegelijkertijd werd er aandacht besteed aan de gevoelens van de groep die liever rechtsaf wilde: Wat hebben jullie nodig om met ons mee te gaan? Dit leverde praktische oplossingen op, zoals een petje tegen de zon. Het resultaat: een gezamenlijk besluit dat iedereen kon dragen, ook al was niet iedereen het er volledig mee eens.

Wat dit voorbeeld laat zien over constructief communiceren

Dit proces laat zien hoe constructieve communicatie en feedforward communicatie elkaar versterken. Het gaat niet om winnen of verliezen, maar om samen een stap vooruit te zetten en draagvlak te creëren. Belangrijke elementen van dit gesprek zijn:

1. Vragen stellen: In plaats van direct te beslissen of een mening af te wijzen, werd er doorgevraagd naar de achterliggende redenen en behoeften.
2. Luisteren zonder oordeel: Door goed te luisteren en ieders perspectief serieus te nemen, voelde iedereen zich gehoord.
3. Teruggaan naar het gezamenlijke doel: Het team werd herinnerd aan de gedeelde missie, waardoor de discussie minder persoonlijk werd en meer doelgericht.
4. Aandacht voor draagvlak: Zelfs degenen die niet hun zin kregen, voelden zich betrokken bij het besluit omdat hun zorgen erkend werden.

Dit voorbeeld laat zien hoe conflicten een kans kunnen worden om samenwerking te versterken. Door vragen te stellen, open te luisteren en het gezamenlijke doel centraal te stellen, ontstaat er niet alleen een gedragen besluit, maar ook een basis voor wederzijds begrip en vertrouwen. Met technieken zoals feedforward communicatie wordt een conflict niet langer als een probleem gezien, maar als een kans om samen sterker te worden.

Conclusie

Veel organisaties lopen tegen vergelijkbare uitdagingen aan: hoe zorg je voor open en constructieve communicatie, zelfs in lastige situaties? Hoe bespreek je functioneren en ontwikkeling zonder spanningen op te bouwen? En hoe creëer je een cultuur waarin vertrouwen en samenwerking centraal staan?

Constructief communiceren en feedforward communiceren bieden hiervoor een oplossing. Ze helpen teams niet alleen om beter samen te werken, maar ook om elkaar constructief aan te spreken en gezamenlijk te groeien. Het zijn vaardigheden die je kunt leren en, met oefening en de juiste aanpak, duurzaam kunt borgen in de dagelijkse praktijk.

Wij ondersteunen organisaties in profit-, non-profit- en overheidssectoren met praktische en bewezen methodes om deze manier van communiceren eigen te maken. Het resultaat? Een werkcultuur waarin vertrouwen, respect en ontwikkeling centraal staan. Neem contact met ons op of lees meer over onze aanpak op onze themapagina: Constructieve feedback en feedforward voor een positieve aanspreekcultuur.

Meer weten?

Benieuwd hoe wij ook jouw leidinggevenden en medewerkers hierbij kunnen helpen? Neem contact met me op om de mogelijkheden te bespreken.

schrikkema@dir.nl