3 essentiële stappen in een besluitvormingsproces

Macht en politiek spelen een grote rol in het besluitvormingsproces binnen organisaties. Dit kan soms frustrerend of zelfs boosmakend zijn. Tijdens onze training ‘Het politieke spel in je organisatie effectiever spelen’ werd één ding glashelder: macht en politiek nemen juist toe in tijden van onzekerheid, overbelasting en verandering. Ze beïnvloeden het besluitvormingsproces aanzienlijk, wat kan resulteren in politieke spelletjes en onverwachte wendingen.

Hoe zorg je ervoor dat macht en politiek op een eerlijke en transparante manier worden ingezet in  het besluitvormingsproces? En hoe voorkom je dat dit negatieve gevolgen heeft voor je organisatie of project? In dit artikel delen we de 3 belangrijkste stappen om een besluitvormingsproces effectief en ethisch te laten verlopen.

Ben jij een inhoudelijk werker of een politiek dier?

Misschien ben jij iemand die het liefst vanuit de inhoud werkt. Je floreert wanneer je zelfstandig beslissingen kunt nemen op basis van je expertise en kennis. Als expert weet jij immers het beste wat er moet gebeuren. Aan de andere kant zijn er de “politieke dieren.” Zij voelen zich juist op hun plek bij het nemen van beslissingen via politiek spel. Deze mensen zijn bewust of onbewust bezig met draagvlak creëren en anderen overtuigen van hun visie.

De vraag is: waar sta jij? Ben je meer een “politiek dier”? Of ben je iemand die het liefst zelfstandig beslissingen neemt, zonder veel weerstand of “lastige” collega’s die je moet meenemen in het besluitvormingsproces?

In de meeste organisaties kan niet iedereen zomaar zelfstandig beslissingen nemen. Gelukkig maar. Onderzoek laat namelijk zien dat gezamenlijk genomen beslissingen vaak beter zijn. Ze krijgen meer draagvlak, worden beter uitgevoerd en leiden eerder tot succesvolle resultaten dan solistisch genomen besluiten. Hiervoor is echter een echte dialoog nodig.

Helaas vindt die dialoog vaak niet plaats, behalve misschien vluchtig bij de koffiemachine. Hierdoor ontstaan besluiten die voor jou moeilijk te begrijpen zijn. Besluiten die niet gebaseerd zijn op feiten, maar op andere belangen dan de jouwe.

Politiek handelen gaat over het spel van macht en communicatie. Worden besluiten gezamenlijk genomen op basis van inhoudelijke argumenten, waarbij iedereen gehoord wordt? Of worden beslissingen opgelegd? Soms kan iemand heel stellig en directief een beslissing doordrukken. Met enthousiasme en overtuigingskracht kan dat effectief lijken, vooral op de korte termijn. Maar hoe duurzaam is zo’n besluit? Vaak niet erg. Directief genomen besluiten worden later vaak ondermijnd of teruggedraaid. Misschien herken je dit wel binnen jouw organisatie. Beslissingen die uiteindelijk niet worden uitgevoerd of volledig herzien moeten worden. Dat is zonde, en het laat zien hoe belangrijk een goed besluitvormingsproces is.

Wil je meer cases, artikelen en trainingen rond dit thema? Kijk dan op onze themapagina:
Politiek in organisaties: versterk jouw strategische invloed

Politiek handelen in besluitvorming: macht en communicatie

Wanneer de druk binnen een organisatie toeneemt, bijvoorbeeld door uitdagende projecten of tegenstrijdige belangen, is het essentieel dat de besluitvorming van hoge kwaliteit is. Slechte besluiten, zoals beslissingen die niet worden uitgevoerd of eindeloos overleg zonder resultaat, kan een organisatie zich niet permitteren. Daarom is het belangrijk om tijd en aandacht te besteden aan het besluitvormingsproces. Dit zorgt ervoor dat beslissingen effectiever en duurzamer zijn.

Bij High Performance Organisaties zien we (onderzoek van ons HPO Center) dat er veel aandacht is voor het besluitvormingsproces. Door iets meer tijd te nemen aan de voorkant, worden besluiten genomen waar iedereen zich in gehoord voelt. Dit betekent niet dat het overleg eindeloos doorgaat, alsof het een ‘Poolse landdag’ is. Het gaat om ruimte bieden voor input en verschillende perspectieven. Uiteindelijk wordt er wel een duidelijke beslissing genomen.

Trainer Muriel Schrikkema zegt hierover: “Als je niet openstaat om je besluit aan te scherpen of bij te stellen op basis van een dialoog, voer je geen goede dialoog.” Besluiten op basis van een tweerichtingsdialoog leidt tot betere resultaten. Vervolgens is het belangrijk om die beslissingen uit te voeren, goed te monitoren en waar nodig bij te sturen. Dat maakt het besluitvormingsproces niet alleen krachtig, maar ook effectief.

3 inzichten die jouw rol in het besluitvormingsproces versterken

Een effectief besluitvormingsproces vraagt niet alleen aandacht voor de organisatie, maar ook voor jouw eigen rol en aanpak. Om succesvol deel te nemen aan besluitvorming, zijn er drie cruciale inzichten waarop je je kunt richten.

1. Inzicht in het krachtenveld binnen de organisatie of het project

De eerste stap is het in kaart brengen van het krachtenveld. Dit geeft je inzicht in hoe de lijnen lopen en waar je mogelijk nog geen zicht op hebt. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Waar bevindt zich de formele macht en waar de informele macht?
• Wat zijn de algemene belangen en waar liggen afwijkende individuele belangen?
• Wie heeft welke belangen, en hoe sterk spelen zij het spel in de besluitvorming?
• Is het voor iedereen duidelijk hoe besluiten worden genomen?

2. Inzicht in jouw strategische positie

Naast inzicht in de organisatie is het belangrijk om te begrijpen waar jij zelf staat. Denk hierbij aan vragen zoals:

• Welke verantwoordelijkheden heb ik vanuit mijn rol?
• Welke bevoegdheden horen daarbij, en word ik vertrouwd op mijn deskundigheid?
• Wat is mijn positie en rol binnen het besluitvormingsproces?
• Welk gemeenschappelijk belang streven we na?

3. Jouw persoonlijke handelingsstijl in het besluitvormingsproces

Wanneer je weet hoe de organisatie werkt en waar jij staat, komt het aan op jouw persoonlijke manier van handelen. Dit gaat zowel over het proces als over jouw individuele bijdrage. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Speel ik ‘het spel’ volgens vaste patronen, of pas ik mij flexibel aan zonder mezelf te verliezen?
• Wat doe ik bewust of onbewust, omdat het altijd zo gaat binnen de organisatie?
• Hoe effectief voer ik een open en actiegerichte dialoog?
• Hoe ga ik om met emoties die tijdens het proces kunnen ontstaan?

Met deze drie inzichten kun je sterker en effectiever deelnemen aan het besluitvormingsproces. Het helpt je niet alleen om je eigen rol te verduidelijken, maar ook om beter samen te werken aan gedragen en duurzame besluiten.

Het politieke spel in het besluitvormingsproces effectief spelen: wat levert het op?

Het effectief spelen van het politieke spel binnen het besluitvormingsproces brengt niet alleen jou, maar ook jouw organisatie veel voordelen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een duidelijke structuur en kader: Je weet waar en hoe je het besluitvormingsproces kunt beïnvloeden.
• Inzicht in je context: Je begrijpt hoe de hazen lopen, hoe het spel wordt gespeeld en welke rol jij daarin hebt.
• Meer bewustzijn over jouw aanpak: Je wordt je bewust van hoe je nu het spel speelt en hoe je dit effectiever kunt doen.
• Meer gedragen besluiten: Besluiten waar iedereen achter staat, worden beter uitgevoerd.
• Snellere uitvoering en acceptatie: Door meer aandacht aan de voorkant van het besluitvormingsproces te besteden, gaat de uitvoering sneller. Dit voorkomt dat besluiten worden teruggedraaid of continu aangepast.

Kortom, je levert een optimale bijdrage aan de organisatiedoelen en helpt deze samen met anderen succesvol te realiseren.

Wil je als professional, leidinggevende of organisatie echt effectiever worden? Een absolute aanrader is om de 3-daagse training ‘Het politieke spel in je organisatie effectiever spelen’ te gaan volgen. Individueel door de 3-daagse te volgen of wellicht zelfs samen met je collega’s in een in-company traject. Neem voor meer informatie contact op met Marco Schreurs (schreurs@dir.nl of T. 035-6037979).