Gesprekscyclus op basis van feedforward: Van beoordelen naar ambitiegesprekken
In tegenstelling tot de traditionele gesprekscyclus (HR-cyclus), die vaak gericht is op prestatiebeoordelingen en feedback op basis van het functioneren in het verleden, is de gesprekscyclus op basis van feedforward gericht op verbetering en ontwikkeling en het realiseren van ambities. Het gaat om waarderen wat iemand al goed doet in zijn of haar functie/taak/gedrag én groeien en ontwikkelen op kwaliteiten die ook nodig zijn om ambities waar te maken. Dit alles met als doel om samen te leren steeds beter bij te dragen aan de gezamenlijke doelen van de organisatie.
Voordelen gesprekscyclus op basis van feedforward
De gesprekscyclus op basis van feedforward heeft als doel om medewerkers te helpen hun sterke punten verder te
ontwikkelen en hun prestaties te verbeteren. Dit gebeurt door middel van regelmatige gesprekken tussen managers en medewerkers, waarbij feedforward wordt gegeven op basis van specifieke doelen en verwachtingen. Deze individuele doelen en verwachtingen dragen bij aan de teamdoelen en daarmee aan de doelen en ambities van de organisatie.
In de praktijk zien we dat deze gesprekken vast worden gelegd in prestatiebeoordelingen, coachgesprekken, R&O gesprekken of beter nog ontwikkelingsgesprekken. Bij veel klanten zien we dat feedforward steeds vaker tijdens het werk wordt gegeven in plaats van alleen op vastgestelde data en tijden. Wel is het belangrijk om in het begin deze gesprekken wel in te plannen en duidelijk te maken met welk doel de gesprekken zijn. Een gesprekscyclus op basis van feedforward is geen ’trucje’ of ‘kunstje’. Het is gemeend, en gericht op verbetering en ontwikkeling van de ontvanger.
Klik hier voor de exacte betekenis van feedforward.
De voordelen van een gesprekscyclus op basis van feedforward zijn o.a.:
- Een verbeterde focus op ontwikkeling en groei van medewerkers.
- Een toename van motivatie en betrokkenheid van medewerkers.
- Het bieden van kansen voor medewerkers om feedforward op te halen en hun eigen ontwikkeling te sturen.
- Een vermindering van defensieve gesprekken, waar angst en verwijten de boventoon voeren.
- Een vermindering van het aantal gesprekken waarin eigenlijk weinig wordt gezegd en moeilijke onderwerpen worden vermeden.
- Een verbetering van de samenwerking tussen managers en medewerkers.
- Een verbetering van de prestaties van teams en de organisatie.
Het is belangrijk om de gesprekscyclus op basis van feedforward regelmatig te monitoren en te evalueren, om ervoor te zorgen dat deze effectief is en aan de verwachtingen blijft voldoen. Ook zien we dat het nuttig is om feedback bij medewerkers te verzamelen over de nieuwe gesprekscyclus, om te begrijpen wat hun ervaringen zijn en hoe deze gesprekscyclus nog verder kan worden verbeterd.
Van beoordelen naar ambitiegesprekken
Het doel van een gesprekscyclus op basis van feedforward is niet om de prestaties en het functioneren uit het verleden te 
beoordelen, maar om de successen en lessen uit het verleden mee te nemen naar de toekomst. Om ontwikkelgesprekken te voeren waardoor prestaties verbeteren en ambities worden waargemaakt. Dus toekomstgerichte ambitiegesprekken en feedforward, in plaats van alleen te focussen op het verleden. Goede ambitiegesprekken zijn positief, constructief, concreet en open.
Hieronder volgen enkele stappen die je kunt nemen om over te stappen van beoordelingsgesprekken naar ambitiegesprekken:
- Laat de gesprekscyclus aansluiten op de organisatie/team doelen
Zorg ervoor dat gemeenschappelijke ambities centraal staan en vertaal deze naar teamdoelen en individuele doelen en het gedrag dat daarbij hoort. Maak deze ambities ook specifiek en meetbaar, zoals het verbeteren van prestaties op x of y gebied, het verder ontwikkelen van specifieke kwaliteiten of het bevorderen van de betrokkenheid en motivatie. - Maak een plan voor de gesprekscyclus
Het liefst wil je uiteraard dat de ontwikkeling van medewerkers elke dag wordt besproken. Binnen High Performance Organisaties zien we ook dat er een continu dialoog is. Maar wellicht zijn jullie nog niet zo ver. Het is dan van belang om samen de regelmaat van de gesprekken te bepalen, wanneer en wie erbij betrokken zijn. Plan het in, totdat het een gewoonte wordt. - Het goede gesprek voeren jullie samen
In het goede ambitiegesprek zijn medewerkers verantwoordelijk en actief; zij zorgen dat de gesprekken gaan over hun ambities, resultaten, plannen en talenten. Leidinggevenden coachen en sturen: zij zijn gesprekspartners. Ze creëren ruimte voor het proces en blijven daarbij sturen op teamdoelen. - Train de managers en medewerkers
Het is belangrijk om managers en medewerkers te trainen in het geven en ontvangen van feedforward. Zorg ervoor dat ze weten hoe ze feedforward op een constructieve en toekomstgerichte manier kunnen formuleren en dat ze begrijpen hoe ze, ieder vanuit hun eigen positie, kunnen gebruiken om prestaties te verbeteren en ambities waar te maken. - Monitor en evalueer de gesprekscyclus
We zien helaas nog te vaak dat de gesprekscyclus goed wordt gestart, maar dat de ‘follow-up’ ontbreekt. Houd bij hoe de gesprekscyclus verloopt en evalueer deze regelmatig om te zien of deze effectief is. Verzamel de meningen van managers en medewerkers over de gesprekken en pas waar nodig aan.
Een gesprekscyclus op basis van feedforward kan helpen bij het ontwikkelen van medewerkers en het verbeteren van prestaties. Door de bovenstaande stappen te volgen, kun je groeien van beoordelingsgesprekken / functioneringsgesprekken naar een effectieve gesprekscyclus die gericht is op ontwikkeling en groei.
Klik hier voor meer over de inhoud van enkele van onze programma’s
Wil je met je collega’s bouwen aan een gesprekscyclus op basis van feedforward en overstappen van beoordelingsgesprekken naar ambitiegesprekken? Neem dan contact op met Marco Schreurs of Muriel Schrikkema (T. 03-6037979).